「だから、一体何が言いたいの？」こんな指摘を受けたことはないだろうか。もしくは、部下や後輩からのホウレンソウや、プレゼンテーションでそういう指摘をした方も多いのではないかと思う。

では、そのあとにどのように指導や注意をするとよいのだろうか。ビジネスパーソンであれば、だれでも「人前でうまく話しをしたい」「相手にしっかりと内容を伝えたい」という思いはあるが、うまく話をする＝十分な内容で相手に理解を促すことだと勘違いをしている方が実に多い。

ではどう考えるとよいのか。 それには、とにかく話を短くまとめて、話の内容を階層構造にしていく話法を習得することだ。
人間の短期記憶は17秒が限界であるということをご存知だろうか。理屈では18秒以降は順次、冒頭に話したことが記憶から消えていくことになる。つまり、いかに話をコンパクトにまとめていくかがポイントとなる。

例えば、我が部署の業務改善について次の2点を提案します。１つは、共有ツールの活用ともうひとつはオフィスのレイアウト変更です。と切り出せば、聞く側も話の枠組みが明確になり、そのあとの展開を整理して聞ける。後は、冒頭に述べたテーマにそってポイントを明確にしながら話していけばよい。日本人は元来物事を白黒はっきり伝えることに慣れていない。それだけに、冒頭の要点を17秒程度に短くまとめ、話の展開を階層構造にしていくというやりかたは、普段の日常業務から取り入れていきたい。